در دنیای امروز که سرعت، دقت و تجربه‌ی کاربر در اولویت قرار دارد، برگزاری یک همایش یا کنگره حرفه‌ای نیازمند راهکارهای هوشمند و الکترونیک می باشد.یکی از مهم‌ترین چالش‌های اجرایی در روز همایش، فرآیند ثبت‌نام حضوری و صدور کارت شرکت‌کنندگان است. در این مقاله به معرفی جامع یونیت هوشمند صدور کارت همایش می‌پردازیم که چگونه می‌تواند این چالش را به فرصتی برای مدیریت هوشمند، صرفه‌جویی در منابع انسانی و افزایش امنیت تبدیل کند.
یونیت هوشمند صدور کارت همایش چیست؟ یونیت‌های هوشمند صدور کارت شرکنندگان همایش که توسط شرکت "رویداد سبز" طراحی توسعه و ارائه می‌شوند، کیوسک‌هایی حرفه‌ای با ظاهر شیک و نورپردازی و صفحه‌نمایش لمسی هستند که به‌صورت مستقل بدون نیاز به اپراتور و نیروی انسانی عمل می‌کنند. این یونیت‌ها به نرم‌افزار مدیریت هوشمند همایش سبز متصل بوده و با دریافت اطلاعات شرکت‌کننده از جمله کد ملی یا شماره تماس یا هر شناسه ای که از کاربر ثبت شده باشد به‌سرعت کارت شرکت در رویداد را چاپ و تحویل می‌دهند.
مهم‌ترین مزایای یونیت‌های صدور کارت شرکت‌کننده کنگره
✅ سرعت و دقت بالا در صدور کارت
صدور کارت در کمتر از ۱۰ ثانیه با وارد کردن کدملی یا شماره تماس یا هر شماره شناسه ای که برای شرکت کننده تعریف شده باشد. چاپ اطلاعات شخص (نام، سمت، نوع شرکت‌کننده) بر روی کارت همایش. با توجه به وصل بودن یونیت های صدور کارت شرکت کننده به سرورهای همایش سبز میتوان در کمترین زمان اسامی شرکت کنندگان جدید را در نرم افزار برگزاری همایش ثبت کرد و شرکت کننده در کمتر از 10 ثانیه کارت دریافت نماید.
✅ حذف نیروی انسانی جهت صادر کردن کارت و کاهش نیروی انسانی دبیرخانه با توجه به آنلاین بودن سیستم صدور کارت شرکت کننده بدون نیاز به اپراتور به دستگاه صدور کارت مراجعه و با وارد کرد کدملی یا شماره تماس یا شماره نظلام خود کارت را از دستگاه به صورت خودکار دریافت می نماید
✅ انعطاف‌پذیری و سفارشی‌سازی
صدور کارت همایش در ابعاد های دلخواه افزودن QR Code، سمت ها ، نام مرکز، و حتی تصویر شرکت‌کننده در زمان صدورکارت.
✅ امنیت بالا و قابلیت غیرفعال‌سازی کارت
هر کارت دارای کد QR یکتاست که مانند کارت بانکی برای هر فرد فقط یکبار صادر می‌شود. در صورت مفقودی، امکان غیرفعال‌سازی آنی کارت و صدور مجدد. امکان استفاده از تصویر چهره (Face ID) جهت تایید شرکت کننده در ارایه خدمات یا رای‌گیری.
✅ اتصال به خدمات هوشمند رویداد
کارت صادرشده فقط یک کارت شناسایی نیست؛ بلکه کلید ورود به امکانات هوشمند همایش است:
کنترل ورود و خروج به سالن‌ها، کلاس‌ها، بخش VIP یا نمایشگاه. رای‌گیری الکترونیکی با اسکن QR. ورود به کارگاه‌ها با کارت. ثبت حضور و غیاب دقیق با اعلام زمان ورود و خروج و مدت زمان حضور فرد در رویداد. کنترل خدمات پذیرایی: با توجه به بارکد یکتای درج شده .
✅ احراز هویت دریافت کننده کارت
احراز هویت شرکت کنندگان در زمان دریافت کارت با ارسال رمز یکبار مصرف به شماره تماس شرکت کننده که پس از تایید رمز موقت کارت دریافت میکردد. در صورت عدم ثبت شماره تماس سیستم با دریافت شماره از شرکت کننده و مطابقت با شماره ملی فرد رمز یکبار مصرف ارسال میکردد.
نرم‌افزار مدیریت هوشمند همایش؛ قلب تپنده یونیت‌ها تمام قابلیت‌های یونیت های هوشمند صدور کارت شرکت کنندگان، مدیون اتصال آن به نرم‌افزار اختصاصی رویداد سبز است:
امکان ثبت شرکت کننده به صورت آنلاین ارسال پیامک خوش امد گویی حاوی لینک برنامه و یا ... در زمان دریافت کارت گزارش گیری آنلاین و اعلام تعدادنفرات دریافت کننده کارت به تفکیک شرکت کننده . امکان خرید خدمات توسط شرکت کنندگان استفاده یونیت های صدور کارت شرکت کنندگان در رویدادهای بزرگ یونیت‌های رویداد سبز در بسیاری از رویدادهای بزرگ کشور مورد استفاده قرار گرفته‌اند؛ از جمله:
کنگره پزشکی اکسیدا با بیش از ۱۲ هزار شرکت‌کننده. کنگره های انجمن دندان پزشکی پزشکی ترمیمی با 4 هزار شرکت کننده. بزرگترین کنگره دانشجویی کشور کنگره دانشجویان علوم پزشکی. برگزاری جشنواره خوارزمی. و صدها رویداد علمی در سطح کشور پشتیبانی تخصصی؛ آرامش خاطر برگزارکنندگان
اجاره یونیت های صدور کارت شرکت کنندگان
یونیت‌های هوشمند صدور کارت شرکت کننده به‌صورت اجاره‌ای به همایش‌ها ارائه می‌شوند و از ابتدای فرآیند تا اختتامیه، توسط تیم حرفه‌ای و باتجربه رویداد سبز پشتیبانی می‌شوند.
راه‌اندازی ونصب در محل برگزاری. فرآیند صدور کارت را مانیتور و مدیریت می‌کند. آموزش‌های لازم به برگزارکنندگان ارائه می‌دهد. چرا رویداد سبز؟
✅ تجربه بیش از ۷ سال در برگزاری رویدادهای بزرگ علمی و پزشکی.
✅ تنها برند ارائه‌دهنده یونیت‌های حرفه‌ای صدور کارت با اتصال مستقیم به نرم‌افزار ثبت‌نام.
✅ امکان اجرای همزمان در چند نقطه از ایران و در رویدادهای با جمعیت بالا.
✅ گزارش‌گیری کامل و دقیق به صورت آنلاین.
✅ تیمی متخصص و پاسخ‌گو با دانش فنی، گرافیکی و پشتیبانی.
نتیجه‌گیری؛ در دنیای رقابتی امروز، برگزارکنندگانی موفق‌اند که علاوه بر کیفیت علمی، به تجربه شرکت‌کننده، امنیت، سرعت و صرفه‌جویی منابع اهمیت بدهند.
استفاده از یونیت صدور کارت همایش در کنار نرم‌افزار مدیریت هوشمند همایش رویداد سبز نه تنها فرآیند ثبت‌نام را حرفه‌ای، دقیق و بدون خطا می‌کند، بلکه در کاهش هزینه‌ها، افزایش رضایت و امنیت، و بالا بردن اعتبار برند علمی شما نقشی حیاتی دارد.