نرم افزار مدیریت همایش و کنگره | سامانه جامع مدیریت رویدادهای علمی رویداد سبز
نرم افزار مدیریت همایش چیست؟
نرم افزار مدیریت همایش یک سامانه جامع و یکپارچه برای برنامهریزی، ثبتنام، مدیریت شرکتکنندگان، دریافت و داوری مقالات، صدور کارت، کنترل حضور و غیاب، مدیریت خدمات و ارائه گزارشهای مدیریتی است. امروزه برگزاری یک کنگره یا همایش علمی بدون استفاده از سامانههای هوشمند، علاوه بر افزایش هزینهها، باعث اتلاف زمان، بروز خطاهای انسانی و کاهش رضایت شرکتکنندگان میشود.
سامانه مدیریت همایش رویداد سبز با هدف هوشمندسازی فرآیندهای اجرایی و علمی همایشها، کنگرهها، سمینارها، کارگاههای آموزشی و رویدادهای تخصصی طراحی شده است. این سامانه تمامی نیازهای دبیرخانه اجرایی و علمی یک رویداد را در یک بستر یکپارچه فراهم میکند.
چرا سامانه مدیریت همایش رویداد سبز؟
سامانه رویداد سبز حاصل تجربه برگزاری صدها همایش و کنگره علمی در سطح کشور است. این سامانه با تمرکز بر کاهش هزینهها، حذف کاغذ، افزایش سرعت ارائه خدمات و بهبود تجربه شرکتکنندگان طراحی شده است.
مزایای اصلی سامانه:
- طراحی اختصاصی سایت همایش
- ثبتنام آنلاین شرکتکنندگان
- ثبتنام سخنرانان و مدرسین
- دریافت و مدیریت مقالات علمی
- سامانه داوری مقالات
- پرداخت آنلاین هزینه ثبتنام
- صدور کارت هوشمند شرکتکنندگان
- کنترل حضور و غیاب با QR Code
- مدیریت پذیرایی و خدمات
- نمایش پوسترهای الکترونیک
- برگزاری همایش حضوری، مجازی و هیبرید
- صدور گواهی شرکت در همایش
- گزارشهای مدیریتی و آماری
- ارسال پیامک و ایمیل اطلاعرسانی
طراحی و راهاندازی سایت همایش
اولین گام در برگزاری یک همایش حرفهای، داشتن یک وبسایت اختصاصی است. سامانه رویداد سبز امکان طراحی سایت اختصاصی برای هر همایش را فراهم میکند.
امکانات سایت همایش:
- معرفی کنگره و اهداف آن
- معرفی کمیته علمی و اجرایی
- ثبتنام آنلاین
- ثبت مقالات
- نمایش برنامه علمی
- معرفی سخنرانان
- ثبتنام کارگاهها
- نمایش اخبار و اطلاعیهها
- پرسش و پاسخ آنلاین
- نسخه موبایل و ریسپانسیو
- بهینهسازی برای موتورهای جستجو (SEO)
سامانه ثبتنام آنلاین شرکتکنندگان
سامانه ثبتنام آنلاین امکان ثبتنام سریع و بدون خطا را برای شرکتکنندگان فراهم میکند. دبیرخانه همایش میتواند انواع گروههای ثبتنام را تعریف کرده و هزینههای متفاوتی برای هر گروه در نظر بگیرد.
ویژگیها:
- فرمهای ثبتنام سفارشی
- تعریف تعرفههای مختلف
- پرداخت آنلاین
- صدور فاکتور
- مدیریت تخفیفها
- ثبتنام گروهی
- گزارشگیری کامل
سامانه دریافت و داوری مقالات
یکی از مهمترین بخشهای هر کنگره علمی، مدیریت مقالات است. سامانه رویداد سبز فرآیند دریافت، ارزیابی و داوری مقالات را به صورت کاملاً الکترونیکی انجام میدهد.
امکانات:
- دریافت چکیده و اصل مقاله
- تخصیص خودکار داوران
- داوری آنلاین
- امتیازدهی مقالات
- اعلام نتایج پذیرش
- مدیریت اصلاحات
- تولید کتابچه مقالات
صدور کارت هوشمند شرکتکنندگان
سامانه رویداد سبز با متصل بودن به یونیتهای هوشمند صدور کارت، فرآیند پذیرش شرکتکنندگان را متحول کرده است.
ویژگیها:
- صدور کارت در کمتر از 8 ثانیه
- چاپ کارت در محل برگزاری
- احراز هویت شرکتکنندگان
- اتصال مستقیم به سامانه ثبتنام
- کاهش صفهای پذیرش
- کاهش نیاز به نیروی انسانی
- ارسال پیامک خوش آمد گویی هنگام صدور کارت
حضور و غیاب هوشمند
کنترل حضور و غیاب شرکتکنندگان از طریق QR Code صادر شده برای شرکت کننده یا سیستمهای هوشمند انجام میشود.
مزایا:
- ثبت دقیق ورود و خروج
- ثبت مدت زمان حضور
- کنترل تردد سالنها
- گزارش آنلاین حضور
- کنترل کارگاهها
- گزارشگیری خودکار
- حذف فرآیندهای دستی
مدیریت خدمات و پذیرایی
کنترل خدمات ارائه شده به شرکتکنندگان یکی از چالشهای اصلی رویدادها است. سامانه رویداد سبز این فرآیند را کاملاً مکانیزه کرده است.
امکانات:
- کنترل وعدههای غذایی
- کنترل پذیرایی
- مدیریت هدایای همایش
- مدیریت دسترسی به خدمات
- جلوگیری از سوءاستفاده
- گزارش تعداد خدمات استفاده شده
پوستر الکترونیک و نمایش دیجیتال مقالات در سایت همایش
سامانه پوستر الکترونیک رویداد سبز جایگزین روشهای سنتی نصب پوستر شده است. که تمام مقالات که به صورت پوستر پذیرفته شده در سایت همایش در قالب مقالات پوستری در دسترس خواهد بود
مزایا:
- حذف چاپ پوستر
- دسترسی سریع به مقالات
- جستجوی هوشمند
- داوری آنلاین پوسترها
- امتیازدهی توسط شرکتکنندگان
- کاهش هزینههای چاپ
- کمک به حفظ محیط زیست
برگزاری همایش مجازی و هیبرید
امروزه بسیاری از رویدادها به صورت ترکیبی برگزار میشوند. سامانه رویداد سبز امکان برگزاری همایشهای حضوری، مجازی و هیبرید را فراهم میکند.
امکانات:
- پخش زنده سخنرانیها
- حضور آنلاین شرکتکنندگان
- مدیریت پنلهای علمی
- ثبت حضور آنلاین
- آرشیو ویدئوها
- تعامل آنلاین مخاطبان
اطلاعرسانی هوشمند
اطلاعرسانی دقیق و سریع یکی از عوامل موفقیت هر همایش است.
امکانات:
- ارسال پیامک انبوه
- ارسال ایمیل
- اعلانهای سیستمی
- اطلاعرسانی تغییر برنامه
- یادآوری زمان کارگاهها
- ارتباط مستقیم با شرکتکنندگان
گزارشگیری و داشبورد مدیریتی
مدیران همایش در هر لحظه میتوانند به اطلاعات آماری و مدیریتی دسترسی داشته باشند.
گزارشها شامل:
- تعداد ثبتنامها
- وضعیت پرداختها
- آمار حضور
- آمار مقالات
- گزارش خدمات
- عملکرد کارگاهها
- گزارش مالی
مزایای استفاده از سامانه مدیریت همایش رویداد سبز
- کاهش هزینههای اجرایی
- حذف فرآیندهای کاغذی
- افزایش سرعت خدمات
- کاهش خطاهای انسانی
- افزایش رضایت شرکتکنندگان
- مدیریت متمرکز اطلاعات
- امنیت بالا
- گزارشگیری دقیق
- سازگار با محیط زیست
- پشتیبانی تخصصی
کاربردهای سامانه
این نرم افزار برای موارد زیر مناسب است:
- کنگرههای پزشکی
- همایشهای علمی
- سمینارهای تخصصی
- کارگاههای آموزشی
- کنفرانسهای دانشگاهی
- مجامع علمی
- رویدادهای سازمانی
- نمایشگاهها
- جشنوارهها
- گردهماییهای تخصصی
جمعبندی
سامانه مدیریت همایش رویداد سبز یک راهکار جامع برای مدیریت هوشمند کنگرهها و همایشهای علمی است که از مرحله طراحی سایت و ثبتنام تا صدور کارت، حضور و غیاب، کنترل خدمات، مدیریت مقالات و ارائه گزارشهای مدیریتی را پوشش میدهد. این سامانه با هدف کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و ارتقای کیفیت برگزاری رویدادها طراحی شده و میتواند تمامی نیازهای اجرایی و علمی یک همایش حرفهای را برآورده سازد.
دمو از سامانه مدیریت همایش رویداد سبز
