برگزاری یک همایش یا کنگره پزشکی موفق، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و نیروی انسانی متخصص در حوزه‌های مختلف است. اما آیا می‌توان بدون افزایش هزینه و با به‌کارگیری راهکارهای فناورانه، این فرایند را بهینه کرد؟
در این مقاله، نگاهی می‌اندازیم به ساختار کامل تیم اجرایی مورد نیاز برای برگزاری یک همایش حرفه‌ای، و سپس با معرفی راهکارهای فناورانه شرکت رویداد سبز، به شما نشان می‌دهیم که چگونه می‌توانید در منابع انسانی صرفه‌جویی کرده و رویدادی دقیق، منظم و کم‌هزینه برگزار کنید.
نیروی انسانی مورد نیاز برای برگزاری یک کنگره پزشکی
هر رویداد علمی یا پزشکی حرفه‌ای، نیاز به یک ساختار اجرایی مشخص دارد که شامل چند کمیته اصلی است:
۱. کمیته علمی و داوری مقالات
- انتخاب موضوع اصلی کنگره
- دریافت و داوری چکیده مقالات علمی
- تعیین سخنرانان کلیدی و برنامه‌ریزی نشست‌ها
۲. کمیته اجرایی
- مدیریت محل برگزاری، ثبت‌نام، صدور کارت شرکت‌کنندگان
- پشتیبانی فنی، صدا و تصویر
- هماهنگی پذیرایی، امنیت، غرفه‌ها و نمایشگاه جانبی
۳. کمیته فناوری اطلاعات
- پشتیبانی نرم‌افزار ثبت‌نام و حضور و غیاب
- مدیریت نمایش دیجیتال پوسترها و زیرساخت‌های فناوری
۴. تیم پشتیبانی عمومی
- راهنمایی شرکت‌کنندگان، پاسخ‌گویی حضوری، رفع اشکال
در مجموع، یک کنگره پزشکی متوسط ممکن است به بیش از ۵۰ نیروی اجرایی نیاز داشته باشد. اما این حجم از نیرو، هزینه، پیچیدگی و ریسک بالایی به‌همراه دارد. در اینجاست که فناوری وارد می‌شود.
کاهش هزینه و بهینه‌سازی با فناوری‌های رویداد سبز
رویداد سبز با ۵ سال سابقه در برگزاری همایش‌های علمی در سراسر ایران، راهکارهایی ارائه می‌دهد که به شکل چشمگیری نیاز به نیروی انسانی را کاهش می‌دهد و خطاها را به صفر می‌رساند.
۱. سامانه جامع ثبت‌نام و داوری مقالات
- طراحی وب‌سایت کنگره برای ثبت‌نام شرکت‌کنندگان
- دریافت، مدیریت و داوری مقالات پوستری به‌صورت آنلاین
- اطلاع‌رسانی خودکار و گزارش‌گیری کامل
۲. صدور کارت هوشمند با QR Code
- صدور سریع کارت شرکت‌کنندگان در محل همایش با استفاده از کیوسک‌های هوشمند
- اتصال اطلاعات ثبت‌نام به کارت برای کنترل حضور و خدمات
- صرفه‌جویی در زمان و کاهش نیروی بخش ثبت‌نام حضوری تا ۷۰٪
۳. حضور و غیاب دیجیتال
- حذف لیست‌های دستی و کاغذی
- اسکن کارت با موبایل یا اسکنر در درب سالن‌ها
- آمار دقیق و لحظه‌ای از حضور در پنل‌ها، کارگاه‌ها و نمایشگاه
۴. مدیریت پذیرایی و خدمات با اسکن کارت
- حذف کوپن‌های کاغذی
- اسکن کارت هنگام دریافت ناهار، میان‌وعده یا هدایا
- کنترل مصرف، مدیریت موجودی و جلوگیری از اتلاف منابع
۵. نمایش دیجیتال مقالات پوستری
- حذف چاپ پوسترهای کاغذی و تیم نصب و جمع‌آوری
- نمایش مقالات بر روی مانیتورهای بزرگ یا تاچ‌اسکرین‌ها
- امکان جستجو، مشاهده آمار بازدید و تعامل با نویسنده
مزایای استفاده از راهکارهای فناوری رویداد سبز
✅ کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
✅ حذف خطای انسانی در ثبت‌نام، پذیرایی و آمارگیری
✅ افزایش سرعت در ارائه خدمات
✅ دقت بالا در کنترل دسترسی و گزارش‌گیری
✅ بهبود تجربه شرکت‌کنندگان
✅ حذف کاغذ و حرکت به سوی برگزاری «رویداد سبز» پایدار و سازگار با محیط‌زیست
جمع‌بندی: فناوری، ضرورت برگزاری کنگره موفق
اگر شما مسئول برگزاری یک کنگره یا همایش پزشکی هستید، شناخت نیازهای اجرایی گام اول است. اما گام دوم، انتخاب هوشمندانه ابزارهایی است که این مسیر را ساده‌تر، دقیق‌تر و کم‌هزینه‌تر می‌کند.
رویداد سبز آماده است تا با ارائه سامانه‌های جامع ثبت‌نام، داوری، صدور کارت، حضور و غیاب، پذیرایی هوشمند و نمایش دیجیتال پوسترها، در کنار تیم اجرایی شما قرار گیرد.