برگزاری مقالات پوستری به صورت الکترونیک در همایش‌ها و کنگره‌های علمی، روشی نوین و حرفه‌ای است که باعث کاهش هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان، جلوگیری از اتلاف کاغذ و همچنین ایجاد فرصت‌های تبلیغاتی برای اسپانسرها می‌شود.
در ادامه روش‌های اصلی تأمین هزینه‌های برگزاری پوسترهای الکترونیک بررسی می‌شود.
۱. جذب اسپانسر (مهم‌ترین روش تأمین هزینه‌ها)
یکی از بهترین راه‌ها برای جبران هزینه‌های برگزاری، جذب اسپانسر است.یونیت‌های نمایش مقالات پوستری بر روی پایه‌های مخصوص نصب می‌شوند و نمایشگرها روی آن قرار می‌گیرند.به دلیل طراحی زیبا و جذابیت بصری، این یونیت‌ها بسیار مورد توجه شرکت‌کنندگان قرار می‌گیرند.اسپانسرها معمولاً علاقه‌مندند بنر تبلیغاتی یا لوگوی خود را روی این پایه‌ها نصب کنند تا بازدید بالایی از سمت مخاطبان داشته باشند.این فرصت تبلیغاتی، هم به اسپانسرها بازخورد مثبت می‌دهد و هم هزینه‌های برگزاری را پوشش می‌دهد.
۲. درج لوگوی اسپانسر در تمپلیت پوسترها
روش دیگر، قراردادن لوگوی اسپانسر در قالب طراحی پوسترها است.از آنجا که تمامی مقالات پوستر در طول برگزاری کنگره روی نمایشگرها در دسترس هستند، تبلیغات اسپانسرها دائماً دیده می‌شود.این موضوع باعث افزایش ارزش تبلیغاتی برای حامیان مالی و در نتیجه تمایل بیشتر آنها به مشارکت می‌شود.
۳. جایگزینی هزینه چاپ مقالات با ارائه الکترونیک
در روش سنتی، شرکت‌کنندگان باید مقالات پوستری خود را چاپ کنند که هزینه‌بر و زمان‌بر است.چاپ و حمل مقالات علاوه بر صرف هزینه زیاد، باعث هدررفت کاغذ و آسیب به طبیعت می‌شد.
در روش الکترونیک، نیازی به چاپ نیست.بسیاری از شرکت‌کنندگان ترجیح می‌دهند همان هزینه چاپ مقاله را به ستاد برگزاری پرداخت کنند تا مقاله‌شان به‌صورت الکترونیک ارائه شود.این جایگزینی باعث می‌شود علاوه بر پوشش هزینه‌های بخش پوستر، حتی مازاد آن نیز به برگزاری بهتر کنگره کمک کند.
برگزاری مقالات پوستری به صورت الکترونیک نه‌تنها یک روش مدرن و سازگار با محیط زیست است، بلکه از نظر اقتصادی نیز مزایای زیادی دارد. با جذب اسپانسرها و استفاده از ظرفیت تبلیغاتی یونیت‌ها و قالب‌ها، بخش زیادی از هزینه‌ها تأمین می‌شود. همچنین، پرداخت هزینه توسط شرکت‌کنندگان به‌جای چاپ مقاله، یک منبع درآمد پایدار برای برگزارکنندگان خواهد بود.